En la parte anterior de este tutorial (Documentos de Google (tutorial 2ºparte)) os acabé de explicar las funciones de la barra principal de Documentos de Google, y a continuación, os explicaré las funciones del apartado "Archivo".

Documentos de Google

Nuevo:

Al pulsar sobre esta opción te permite abrir un documento de Google nuevo o seleccionar una plantilla de la galería de plantillas. Es importante tener en cuenta que al abrir un nuevo documento se abrirá en una pestaña nueva, por lo que podrás seguir trabajando con el documento actual.

Nuevo documento Google


Abrir:

Al pulsar sobre esta opción puedes seleccionar y abrir cualquier documento de Google que tengas guardado (a la hora de buscar el archivo puedes buscarlo por el nombre o por las carpetas: reciente, mi unidad, compartido conmigo, etc.). Al pulsar sobre un documento se abrirá en una pestaña nueva. Para activar esta opción también puedes pulsar las teclas "Ctrl+O".

Abrir un documento de Google


Hacer una copia:

Esta opción te permite crear una copia del documento. Al pulsar sobre esta opción te saldrá una ventana donde te indicará que le debes poner un nombre a la copia (por defecto aparecerá "Copia de..."), deberás indicar donde quieres guardarlo y seleccionar (en caso de que quieras) algunas de las opciones que te ofrece. Al guardar la copia se abrirá automáticamente en una pestaña nueva.

Hacer una copia documento de Google


Compartir:

Esta opción te permite compartir el documento con otras personas a través del correo electrónico e indicar si solo las personas con acceso puedan abrir el enlace o si quieres que cualquier usuario de Internet pueda leerlo. Además, esta opción también te permite publicarlo en la web directamente.

Compartir un documento de Google


Correo electrónico:

Esta opción te permite enviar el documento a través del correo electrónico, enviárselo a los colaboradores que estén haciendo el documento contigo o crear un borrador del correo en el documento.

Correo electrónico documento de Google


Descargar:

Esta opción te permite descargar el documento como otros archivos. Esta función es muy útil en caso de que necesites entregar el archivo en formato PDF, Word, OpenDocument, etc.

Descargar documento de Google en otros formatos


Cambiar nombre:

Al pulsar sobre esta función podrás cambiarle el nombre del documento al que tu quieras.

Cambiar nombre del documento de Google


Mover:

Esta opción te permite mover el archivo guardado de una carpeta a otra. Para ello, al pulsar sobre esa opción aparecerá una ventana indicándote donde puedes guardar el documento.

Mover documento de Google


Añadir acceso directo a Drive:

Esta opción es muy similar a la atención, pero en lugar de mover el propio documento, se crea un acceso directo y te pregunta donde lo quieres guardar.

Añadir acceso directo a Drive


Mover a la papelera:

Esta opción sirve para eliminar el documento. Una vez que le hayamos pulsado nos indicará que el archivo se eliminará de forma permanente en 30 días (por lo que podremos recuperarlo en ese plazo) y, además, te permite sacar el documento de la papelera para poder seguir trabajando con él o ir a la pantalla de inicio de Documents y dejar el documento en la papelera.

Mover documento a la papelera


Historial de versiones:

Esta opción es probablemente una de las más útiles de este apartado, ya que te permite recuperar versiones anteriores del archivo, es decir, si en algún momento has guardado el archivo (por ejemplo otro día) y te gustaría recuperarlo solo debes ir a esta opción, pulsar en "Ver historial de versiones", seleccionar la versión, ver la vista previa y pulsar en "Restaurar esta versión". 

Además, esta opción te permite poner un nombre a la versión actual. Esto es muy útil en caso de que necesites ponerle un nombre para tener la versión identificada en caso de que intuyas que puedes necesitar esa versión más adelante.

Historial de versiones documentos de Google

Recuperar versiones


Activar acceso sin conexión:

Esta opción también es de las más útiles, ya que al activar dicha función podrás trabajar con ese documento sin conexión a Internet, lo que es muy útil en caso de que necesites trabajar con un archivo en un sitio en el que no vas a tener Internet o no vas a tener buena cobertura (en un avión, en un pueblo donde haya mala cobertura, etc.). Es importante que no actives esta función en ordenadores públicos (solo debes hacerlo en tu ordenador personal) para evitar que otras personas puedan tener acceso a ese documento.

Activar acceso sin conexión


Detalles:

Esta función te permite ver detalles interesantes del documento, tales como, donde está guardado, cuándo fue la última vez que fue modificado, cuando se creó y quién es el propietario del documento.

Detalles del documento


Idioma:

Esta opción te permite elegir el idioma del documento, lo que te permite ver las faltas de ortografía, gramatical, etc. del documento.

Seleccionar idioma del documento


Configuración de la página:

Esta opción también es muy interesante, ya que te permite seleccionar si quieres que el documento tenga o no páginas, elegir la orientación, el tamaño del papel, el color de la página, los centímetros de los márgenes, etc.

Configuración de la página

Elegir la configuración de la página


Imprimir:

Al pulsar sobre esta opción o las teclas "Ctrl+P" podrás imprimir el documento.

Imprimir documento



Espero que esta parte del tutorial os haya sido útil para ir aprendiendo a usar los documentos de Google, próximamente os explicaré las funciones del apartado "Editar".

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